بينما على الجميع اتخاذ قرارات معينة، فإن عملية اتخاذ القرار هي أكثر تعقيداً عندما تكون مسؤولاً عن الآخرين.  قرارات، قرارات!!، جميعنا يتخذ قرارات –تقريباً في كل شيء نعمله. واتخاذ القرار يعني الاختيار من بين عدة خيارات، قد تكون مضطراً لاتخاذ قرارات حول كيفية تحسين إنتاجية فريق عملك أو خدماتهم، أو كيفية المساعدة في تحقيق أهداف المؤسسة.

وكونك الشخص المسؤول عن فريق عملك، كثيراً ما تواجه أوقاتاً تحتاج منك قرارات حاسمة وممارسة سلطتك، وفي أوقات أخرى، قد تتلقى القرارات من رئيسك في العمل، وفي كلا الحالتين أنت المسؤول عن تنفيذ هذه القرارات.

تتضمن العديد من قراراتك في العمل كيفية الاستفادة من الموارد:
على سبيل المثال، قرر:
- ما هي الأعمال التي عليك انجازها (وبأي ترتيب).
- من هم المكلفون لتنفيذ هذه الأعمال.
- ما هي الأدوات الواجب استخدامها.
- أي جدول عليك اتباعه (لأن الوقت هو أحد المصادر أيضاً).

على أية حال، لا تشمل كل قراراتك الموارد بشكل مباشر:
على سبيل المثل قد يكون عليك أن تقرر كيفية التعامل مع موظف يتأخر عن العمل بشكل دائم، أو ما الذي عليك اتباعه للاستجابة لقواعد السلامة.
هناك شيء مشترك فيما بين قرارات في العمل –كلها تشمل وتؤثر في الأشخاص العاملين لديك-.
إن الأشخاص هم موارد ولكنهم في الوقت نفسه بشر بمهارات متميزة وشخصيات مختلفة وأفكار ووجهات نظر ونقاط قوة ونقاط ضعف وحدود، عليك أن تأخذ بعين الاعتبار كل هذه العوامل عند اتخاذك لأي قرار، لهذا قد يكون اتخاذ القرارات تحد حقيقي.
وفي الوقت الذي قد يتطلب علمك اتخاذ القرارات أو المشاركة باتخاذها وبما أن قرارتك ستؤثر على أداء فريق عملك، من المهم أن يكون لديك طريقة وتوجه تعتمد عليه في عملية اتخاذ القرارات.

طريقة الخطوات الست لاتخاذ القرارات.
يجد العديد من المدراء أن اتخاذ القرار يشبه حل المشاكل وبأن أفضل طريقة لذلك هي باتباع نظام معين وباستعمال الخطوات التالية:
1- عرف ووضح الموضوع.
2- اجمع الحقائق.
3- فكر بالاحتمالات الممكنة.
4- خذ بالاحتمالات الممكنة.
5- خذ بعين الاعتبار السلبيات والإيجابيات.
6- اختر الحل الأنسب.
7- تابع نتائج اتخاذك للقرارات.

الخطوة الأولى:
عرف ووضح الموضوع:
تأكد من أنك تنظر إلى الموضوع الحقيقي:
لنفترض بأن رئيسك في العمل مهتم بموضوع تلف المنتجات وقد وضع هدفاً لزيادة جودة المنتجات الخاصة بفريق علمك بنسبة 5% بدلاً من تفترض بأن على الموظفين العمل بجهد أكبر عليك اكتشاف أسباب المشكلة، مثلاً:
- هل هناك نقص في التدريب المناسب.
- هل تستخدم أجهزة ضعيفة الأداء.
- هل الموظفون على علم بالمقاييس ومعاير الجودة.
تأكد من أن القرار هو فعلاً ضروري ومناسب:
هل تبالغ بردة فعلك عن موقف ما؟ فقد لا يعكس هذا الموقف الوضع الحقيقي أو السبب الجدي الذي يجعلك تتخذ أي فعل تجاهه، وفي أوقات أخرى، يجب أن يترك القرار لشخص آخر، إذا لم تكن هذه من مسؤولياتك فإذا كان الوضع هكذا يمكنك أن تنقل مخاوفك أو مواقفك إلى الشخص المسؤول.
إن مثل هذا الأسلوب يمكنك من شرح كيفية وصولك للقرارات للموظفين لديك مما يزيد من التزامهم بمتابعة تنفيذ القرار.
خذ بعين الاعتبار الجدول الزمني:
سيؤثر هذا على طريقتك في التعامل مع الموقف، فإذا لم يكن الجدول الزمني مناسباً لك، عليك أن تحكك وقتاً كافياً لجمع المعلومات، وفي الوقت نفسه انتبه ألا تؤجل اتخاذ القرار لأنه قد يسبب خسائر في الموارد.
"إن أونصة من الفعل تساوي أكثر من طن من النظريات"... فريدريك إنجلز 1820
خذ بعين الاعتبار العوامل الأخرى التي قد تساعدك في تعريف أو تحديد قرارك:
قد يكون لمؤسستك بعض الأنظمة التي تحد من خياراتك، كذلك قد تحتاج إلى أن تأخذ بعين الاعتبار العوامل القانونية وا لمالية، بالإضافة إلى التأثير على الأقسام الأخرى في مؤسستك.
عرف أهدافك وأولويات قرارك:
حالما تتأكد من أن قرارك مهم وتعرف الحدود التي تستطيع التصرف ضمنها، وضح ما الذي تريد تحقيقه (وبأي ترتيب) ومن ثم، تصرف!.

الخطوة الثانية
اجمع الحقائق
بينما تجمع المعلومات، ابق في ذهنك الأهداف والأولويات والوقت المحدود.
اجمع معلومات حول الموقف الذي بحاجة إلى اتخاذ قرار بشأنه، اسأل بعض الأسئلة، مثلاً:
- كم من المعلومات لدي؟ وهل أنا بحاجة للمزيد؟
- هل هناك حدث مشابه؟
- هل للموضوع صلة بالأشخاص أو بالآلات والأجهزة؟
- هل أنا بحاجة المعلومات من شخص خارج المؤسسة؟
- من المتأثر من فريق عملي؟ ومن المتأثر من أي قسم أو مؤسسة أخرى؟
تحدث إلى الأشخاص المعنيين بالموضوع:
هذه العملية أساسية لجمع المعلومات ومساعدة المتأثرين من الموضوع لأن يشعروا بأنهم جزء من عملية اتخاذ القرار، كنتية، سيلتزمون بتنفيذ القرار الذي تتخذه أنت.
استعمل الموارد الأخرى المتوفرة:
افحص المكتبة والملفات المحفوظة من قبل المؤسسة وإذا أمكن أية معلومات مقدمة من المصنعين أو الموزعين. إذا كنت أمام موضوع مقعد، تحدث إلى مديرك ومدراء الأقسام، اكتشف من من الموظفين عنده دراية أو تجربة في الموضوع.
رتب المعلومات بينما أنت تجمعها:
راقب قرارك، فغالباً ما تجد رابطاً بين الحقائق والمعلومات، قد تبين لك مواقف مشابهة وقد تظهر المشاكل بشكل أوضح.
ملاحظة:
«لا تستخدم عملية جمع المعلومات كعذر لتأجيل اتخاذك للقرار.
إن جودة المعلومات التي تجمعها هي بأهمية كمياتها، وتذكر لا يغني جمع المعلومات عن تحليلها وفهمها، ومن ثم اتخاذ الإجراء المناسب.
بينما تجمع المعلومات ابق في ذهنك الأهداف والأولويات الوقت المحدد وتأكد من أن تترك وقتاً كافياً لتنفيذ قرارك».

الخطوة الثالثة
فكر الاحتمالات الممكنة
 أطلق العنان لأفكارك:
سجل أكبر عدد ممكن من الاحتمالات ولا تفكر بأن أي من الاحتمالات هو ثانوي أو غير مهم أو غير واقعي بحيث لا يستحق الذكر، فقد تقودك إلى أفكار أخرى أكثر أهمية، على كل حال لا تضيع وقتاً ثميناً في التفكير بأفكار أنت متأكد من عدم جدواها.
فكر بمواقف مشابهة صادفتك في الماضي:
فقد تتذكر احتمالات تفيدك وقد ترغب باستشارة زملائك الذين واجهوا مواقف مشابهة، لتستفيد من تجاربهم.
فكر بإمكانية أن تدعو لاجتماع:
غالباً ما يكون لأصحاب المعرفة ما يشاركوا به زملاءهم في العمل. تذكر بأنك عندما تستشير أحدهم بخصوص اتخاذك لقرار معين فإنهم يقدمون التزاماً أكبر لتنفيذ قرارك، اجمع فريق لتقوموا بتبادل الأفكار، قد يطرح الأشخاص البعيدون عن عملية اتخاذ القرار بعض الأفكار الموضوعية.
كن حذراً في طلب أفكار من الآخرين، واشرح لهم بأنك تطلب فقط ولا تطلب من أحد اتخاذ القرار عنك، كما أن طلب الأفكار والاحتمالات لا يعني أبداً أنك ستنفذها.

سجل الاحتمالات:
احتفظ بالأفكار التي ترد إلى ذهنك مكتوبة فإذا لم تسجلها قد لا تتذكرها لاحقاً.
لا تفكر بأن أي من الاحتمالات هو ثانوي أو غير مهم أو غير واقعي بحيث لا يستحق الذكر.
بعض المهارات والخاصيات المهمة لاتخاذ القرار:
لتكون صانع قرار جيد، من المفيد أن تكون وفي معظم الحالات لن يكون لديك الوقت الكافي.

الخطوة الرابعة
خذ بعين الاعتبار السلبيات والإيجابيات
فكر في كل الاحتمالات:
اسأل نفسك مثلاً:
- ما هي الإيجابيات؟
- ما هي السلبيات؟
- ما المتوقع من أن يحصل في حال اخترت هذا الاحتمال.
- هل هو ممكن أو عملي؟
(سجل ما أمكنك من النتائج، بالإضافة إلى التكاليف المحتملة).
استعمل نموذجاً للمقارنة:
سجل الاحتمالات مع إيجابياتها وسلبياتها والنتائج المتوقعة. قد تلغي الإيجابيات السلبيات بعضها في العديد من الحالات مما يترك لك الاحتمالات الواضحة بحسناتها  وسيئاتها، عندما لا تحصل على شيء واضح عليك أن تختار من الأقل ضرراً أو الاحتمال المرغوب فيه أكثر من غيره. على أية حال من المهم أن تكون شاملاً قدر الإمكان في تقييمك لأي احتمال. 

 لتتعرف على هذه الأشياء في الوقت الذي أنت بحاجة فيه لاتخاذ القرار، عليك أن تركز على المشكلة الحالية.
- القدرة على التعامل مع الشك: إن المواقف والحالات المثالية في عملية اتخاذ القرار هي نادرة وليست واقعية، ولن تعرف إذا كان قرارك صائباً حتى تجرب.
- الثقة: إن إيمانك بقراراتك مهم لتنفيذها، فإذا كان لديك أي شك في فشل هذا القرار فإنه على الأغلب سيفشل.

الخطوة الخامسة
اختر الحل المناسب
اطلب المساعدة إذا كنت تحتاجها:
إذا ابتعت الخطوات من 1-4 فإن الاحتمال الأنسب سيصبح أكثر وضوحاً لك، قد تحتاج لاستشارة زميل أو مدير لمساعدتك في تقليص احتمالاتك، ولا تنسى أن القرار لك في النهاية.
كن شجاعاً:
تذكر بأن اتخاذ قرارات صعبة يتطلب منك الشجاعة. كمدير فأنت لست مرشحاً في مسابقة شعبية، مهمتك هي اتخاذ القرار الصائب والعادل، وليس الأكثر إجماعاً، إن القرار الجيد سيجعل من قراراتك المستقبلية أسهل ويعطي الأشخاص ثقة أكبر بقراراتك.
شاور عقلك ثم تابع:
التزم بقرارك، ركز جهودك على تنفيذ هذا القرار، ضع خطة لتنفيذها وتأكد من أن خطتك تشمل الخطوات الواجب اتخاذها والأشخاص المعنيين بتنفيذ قراراتك.
شارك المعنيين في قرارك:
أظهر حماسك، المقابلات الشخصية هي أفضل حل لأنها تسمح للآخرين بتوجيه أسئلتهم وتعطيك فرصة لإقتاعهم بقرارك. اشرح لهم ماذا قررت، لماذا وكيف ستنفذ قرارك.
إن الأشخاص المعنيين، وكل من مديرك وأفراد فريق عملك غالباً ما يفهمون قراراتك ويوافقون عليها، ستحتاج للوقت والمساعدة لتنفيذ قراراتك.
تذكر بأن حل المشاكل يعني «الربح» والجميع يرغبون بأن يكون من الفريق الرابح.

الخطوة السادسة
تابع نتائج اتخاذك للقرار
راقب إذا كان قرارك ينفذ كما خططت له:
راقب ما الذي يحدث بعد فترة زمنية معقولة، واكتشف ما الذي تم تنفيذه فعلاً بالمقارنة بالأهداف المحددة سابقاً، واكتشف على سبيل المثال إذا ما تم تحقيق أهداف تخص الجودة، وإذا ما تم التقليل من نسبة الحوادث أو إذا ما تم تحقيق أهداف أخرى.
تحدث إلى الأشخاص المعنيين:
اكتشف ما إذا كانت الأمور تسير بسهولة أو أنه قد تم مواجهة بعض العقبات الغير متوقعة، قد تحتاج إلى بعض الإصلاحات.
-  وهو أمر طبيعي لا يعني أبداً بأن قرارك خاطئ.
ابحث عن سبب أي نتائج غير مرغوب بها:
إذا اكتشفت مشاكل جديدة نتيجة لقرارك فعاود عملية اتخاذ القرار من جديد، استمر حتى تقضي على جميع المشاكل أو قرار تجربة طريقة أخرى.
حلل قرارك:
إذا كان قرارك ناجحاً فلديك نموذج تستفيد منه في المستقبل وفرصة لتهنئة الأشخاص المعنيين، وإذا لم ينجح قرارك فلا يزال بإمكانك الاستفادة من تجربتك في كلتا الحالتين فإن مشاركتك زملائك للمعلومات التي لديك فيها مصلحة الجميع.
اجعل من اتخاذ القرار عملية مستمرة:
بما أنك تسكب خبرة من عملية اتخاذ القرارات، حاول أن تتعلم كيف تحدث تغيراً وتتصرف بأكبر قدر من الفاعلية، بإدراكك أهمية اتخاذك القرار ستعطي نفسك الوقت الكافي لاتخاذ القرار الصائب.
«نعرف ما الذي يحصل لمن يقف في منتصف الطريق، فإنه يسارعون بالهرب» ... أنورين بيفان
احفظ هذه الأشياء:
المرونة ضرورية:
بينما تتبع الخطوات الستة قد تصل إلى مرحلة تتذكر فيها بأنك نسيت شيئاً ما، عندها عليك بالرجوع إلى الوراء والبدء من جديد، أو قد تجد بأن إحدى الخطوات قد اختلطت مع أخرى، لا باس المهم بأنك ابتعت العملية بأكملها.
«فإن اتخاذ قرارات متسرعة لمجرد أن تبدو حاسمة قد تكون مكفلة».

تأجيله لبعض الوقت قد يكون مفيداً:
جاء بعض الأشخاص بفكرة رائعة عندما وضعوا قراراتهم جانباً لحين، فإن العقل الباطن يعمل ويرتب المعلومات وينتج الأفكار بينما العقل الواعي يعمل على شيء آخر.
يتحكم بعض الوقت ببعض القرارات:
إن طريقة المراجل الستة هي مفيدة في عملية اتخاذ القرارات ولكنها تحتاج إلى الوقت الكافي لإنجازها، قد تكون مضطراً لاتخاذ قرار سريع بما لا يمنحك الوقت لجمع المعلومات اللازمة، عندها قارن ثمن انتظار المعلومات اللازمة مقابل ثمن عدم اتخاذ القرار في الوقت المناسب.
إذا كان عليك اتخاذ القرار حالاً اختار القرار لأنسب معتمداً على المعلومات المتوفرة لديك، وإذا لم يكن لديك الوقت لتحليل المعلومات فاعتمد على إحساسك، تذكر بأن الوقت هو العنصر الأساسي لذلك عليك أن تكون حاسماً.
القرارات المتسرعة والغير ضرورية هي سيئة تماماً كالقرارات المتأخرة.
استعمل الوقت المتوفر بحكمة فإن اتخاذ قرارات متسرعة لمجرد أن تبدو حاسماً حتى ولو كان لديك الوقت لاتباع طريقة الخطوات الستة، قد تكون مكلفة، فإنها تقودك للخطأ والذي يمكن أن يخسرك الموارد، وعلى المدى الطويل قد تبدو أحمقاً أ وغير مبال للأشخاص الذين تأثروا سلباً بقرارتك ولمدرائك في العمل. فإذا خسرت ثقتهم في إمكانياتك على اتخاذ القرارات سيصبح أي قرار لاحق أكثر صعوبة.
قد يكون حدسك الداخلي هو الأداة لاتخاذ القرار:
إذا لم يكن لديك من بين خياراتك القرار الأفضل ليتم اتخاذه اتبع حدثك الداخلي فإن ذلك الصوت الداخلي الذي عمت بتطويره من خلال التجارب السابقة هو حدسك وقد يكون أداة ثمينة في اتخاذ أي قرار إن المنطق وحده لا يكفي لإرشادك.
قد يسبب اتخاذ القرار ضغط نفسي:
لا غنى عن بعض الضغط النفسي خاصة إذا كان الأمر متعلقاً باتخاذ القرارات، تعلم بأن تسيطر على هذا الضغط.
تحدث عن الأشياء:
تحدث إلى زميل أو صديق تثق به عندما تشعر بأن الموضوع متشعب، ببساطة شارك الآخرين مشاعرك مما قد يجلب الراحة إلى نفسك، فإن التحدث عن المشكلة أحياناً قد يقودك نحو الحل.
تعلم تقنيات الاسترخاء:
خذ استراحة قصيرة ونفساً عميقاً في الظروف الصعبة أو تعلم هذا التمرين للتنفس؛ اجلس أو استلق بوضعية هادئة في مكان مريح، خذ نفساً عميقاً ببطء وركز فقط على نفسك، ستكفيك بضعة دقائق.
افعل شيئاً ممتعاً:
قد يكون هذه طريقة رائعة للتخفيف من التوتر، فإنها تساعدك على تشغيل العقل الباطن أيضاً في اتخاذك للقرار.
نظم وقتك بحكمة:
لا تحاول أن تفعل كل شيء في آن واحد، ضع أولويات واعمل على تنفيذ الأمور الأكثر أهمية أولاً، سابق نفسك وخذ الوقت الكافي الذي يحتاجه كل قرار على حدة.
ضع لنفسك أهدافاً:
قسم العملية لخطوات يسهل عليك إدارتها وقياسها لتستطيع أن تقيم عملك، والمسافة التي قطعتها.

بعض الأخطاء الشائعة للتتجنبها
- اتخاذ القرار غير الضروري:
يعود هذا في الغالب لتجاهل الخطوة الأولى في طريقة الخطوات الستة، وقد يكون السبب هو الحماس المفرط.
- إعادة اختراع الدولاب:
هذه الطريقة للتعبير عن الصراع مع المشكلة ذاتها مرات ومرات، التأكد من أنك وفريق عملك تتعلمون من القرارات سيجنبكم الوقوع في المكشلة.
«عدم التفكير بالفوائد مقابل التكلفة.
عندما يحدث هذا، سيكلفك القرار أكثر من المشكلة أو الموضوع الأساسي.
- الانتظار طويلاً: 
ويكون هذا غالباً نتيجة عدم وضع جدول زمني لاتخاذ القرار أو بسبب تأجيل قرار غير مستحب.
- المتابعة وحدك
عدم مشاركة الآخرين المعنيين يعني المزيد من الاستياء والمزيد  من العمل عند تنفيذك القرار.

الخلاصة:
إن عملية اتخاذ القرار هي جزء مهم من عمل المدير المسؤول لا يجب أن تكون هذ العملية مربكة طالما أنك تتبع خطة معينة للتوصل إلى قرارتك، اعتبر كل حالة هي فريدة من نوعها وتعلم من تجاربك السابقة، يستخدم العديد من الأشخاص طرق مشابهة للخطوات الستة بدون أن يدركوا ذلك، بفهمها واستخدامك لطريقة الخطوات الستة تستطيع زيادة احتمالات اتخاذ قرارات جيدة بشكل مستمر.

المصدر: مؤسسة مورد