تخصص الشركة للمشروع موارد ثلاثة هي: موارد مالية، وأفراد ومعدات (أداء)، ووقت.

كمدير مشروع ستدرك بسرعة أن هذه الموارد الثلاثة إنما هي قيود ثلاثة تكبّلك أكثر مما تسهل حركتك. فالإدارة العليا قد حددت الموارد المالية المخصصة للمشروع، ولتنس أنه بمقدورك أن تحصل على زيادة فوق الميزانية المحددة لك. أما الأفراد والمعدات التي يدعون توفيرها لك، فهم تحت رحمة مديري الوسط (مديري الفروع والأقسام) الذين يعتبرونك مديراً مؤقتاً أو مزاحماً يستخدم موظفيهم ومعداتهم.

لكن ماذا عن الوقت؟
الوقت هو المورد الوحيد الذي يقع تحت سيطرتك. وبواسطة الوقت عليك أن تتعلم كيف تفسح لنفسك الطريق وسط هذه القيود.
لكن يبدو أن الأمر يزداد تعقيداً..

إدارة الوقت
لقد قال أحدهم ذات مرة: "الوقت هو المورد الوحيد المتاح لكل الناس بالمجان". لكن من المؤكد أن هذا الرجل لم يدر مشروعاً في حياته. فأنت تصل الشركة مبكراً، وتقرر تخصيص ساعتين لوضع خريطة تدفق تفصيلية للمشروع الذي كلفت به. يقاطعك جرس الهاتف بعد أقل من نصف ساعة فالسكرتيرة تذكرك بميعاد اجتماع مواصفات الأجهزة الجديدة.
ساعة من الاجتماع لم تكن كافية للزملاء، فهم مازالوا يناقشوك في أمر ما، وعندما تفرغ منهم، تنتظرك كمية من البريد والمستندات التي تمتص معظم اهتمامك. عندما تفرغ من كل هذا تصبح الثامنة صباحاً مجرد فكرة باهتة في ذاكرة اليوم الذي قارب على الانتهاء. لقد أصبح الوقت أيضاً أحد القيود، بدلاً من كونه أهم الموارد. فماذا تفعل؟
 
المقايضة بين القيود الثلاثة
كاستراتيجية عامة: لا تكسر المورد الثابت، اكسر القيد المرن.
اجلس مع مديرك وافهم منه ثقل كل قيد، ودرجة ثبات كل مورد أو مرونته.
اطرح عليه الأسئلة التالية:
هل لابد أن ينتهي المشروع في الوقت المحدد؟
ماذا يحدث لو تخطينا حاجز الوقت؟
هل لابد أن يتم المشروع في حدود الميزانية المحددة؟
ماذا يحدث لو تخطينا الميزانية؟
هل لابد أن نسلم النتائج والمواصفات؟
ماذا يحدث لو لم نتمكن من توفير بعض هذه المواصفات؟
١-إذا كان الوقت ثابتاً:
إذا أيقنت أن الوقت هو أكثر موارد المشروع ثباتاً، التزم به وضحي بالموارد المالية والأداء، في سبيل إنجاز المشروع في الوقت المحدد. اعمل ساعات عمل إضافية، وتأكد أن العمل يسير وفقاً للخطة الزمنية. لا تترد في المطالبة بمزيد من الموارد المالية أو الأفراد والمعدات إذا ما واجهتك أية اختناقات في الوقت.
٢- إذا كانت الموارد المالية ثابتة:
راجع بنود الميزانية بدقة. لا تنفق مليماً واحداً خارج هذه البنود. تخفف من قيدي الوقت والأداء. أطلب المزيد من الموظفين، وابذل مزيداً من الجهد أي لا تتجاوز حدود الميزانية.
٣- إذا كان الأداء والمواصفات ثابتة:
التزم تماماً بتسليم نتائج المشروع بنفس المواصفات المطلوبة، حتى لو اضطررت للسهر في مكان العمل، وتجاوزت الميزانية والوقت المحددين.

إدارة الوقت مرة أخرى
تناولنا مسألة إدارة الوقت حتى قتلناها بحثاً، لكن المسألة ليست مسألة إقناع بأهمية الوقت وضرورة تنظيمه، بل هي مسألة تحويل هذه القناعة إلى فعل. انظر للأمر من هذه الوجهة: إدارة الوقت هي تماماً مثل الإقلاع عن التدخين أو اتباع حمية معينة، إنها مسألة ممارسة وليست مسألة آلام؛ مسألة تطبيق وليست مسألة رغبة. إدارتك لوقتك بفاعلية تتأصل فيك حتى تصبح عادة لديك.

الجذور
"لن تشاهد التليفزيون، إلا بعد أن تفرغ من كتابة الواجب المدرسي". هكذا علمنا آباؤنا إدارة الوقت، ونحن صغار. بعد ذلك أصبح من الطبيعي لديك أن تنجز واجبك المدرسي قبل موعد برنامجك المفضل بالتليفزيون.
لكن ما لم يقله الوالدان لك هو: "حسناً، فلنر جدول مهامك التفصيلية، ولنخططها معاً".
ما تعلمناه في بيوتنا وفي مدارسنا وفي شركاتنا هو "كيف ننجز" لكننا لم نتعلم "كيف نخطط". لقد تعلمنا كيف نستخدم وقتنا، لا كيف نديره. والآن كفانا بحثاً في جذور إدارة الوقت لننطلق إلى اكتساب مهارات إدارة الوقت.

مهارات إدارة الوقت

جدول أعمال اليوم:
من المفيد أن تكتب جدول عمل يومياً، ثم تعوّد نفسك أن تنجزه وتلتزم به بنداً بنداً، مع التأشير أمام كل مهمة بملاحظاتك عنها. دون ذلك قد يصبح من المستحيل إدارة أي مشروع بنجاح.
قدر الوقت الذي يمكن أن تستغرقه كل مهمة، ثم وزع مهامك على جدول أعمال اليوم، مع مراعاة مواقيت إنهاء المهام. إذا وجدت جدولك مشحوناً بشدة لا تسلّم أمرك، وتبدأ بالتنفيذ، فعندها تكون فرصتك للنجاح أقل من فرصتك للفشل. الحل هو أن تفوّض بعض المهام لغيرك من الزملاء، أو أن تناقش إزاحة توقيت إنهاء المشروع إلى الأمام قليلاً مع مديرك. كل ما يلزمك لإقناع المدير هو تواجد جدول أعمالك اليومي المنظم معك.

احفظ وقتك من السرقة:
لنقل أنك تخطط جدول أعمال اليوم، وتوزع أنشطتك بالساعة والدقيقة. أو فلنقل أنك تخطط ميزانيتك بعد أن قبضت راتبك. وبعد أن تحدد الضروريات التي ستشتريها والكماليات التي لن تشتريها، تجد أحد أصدقائك يضع يده في جيبك ويتناول بعضاً من نقودك وينصرف، ثم يأتي أحد أقاربك ليأخذ كمية أخرى ويمضي، وهكذا. هل تتوقع أن يتبقى لك أية نقود لتنفذ خطتك المالية؟ بالطبع لا! فأنت متساهل جداً لدرجة التفريط في المسائل المالية. هكذا الحال في جدول أعمالك اليومي، إذا سمحت للأشياء غير المحسوبة بسرقة وقتك، ستضطر لترك العديد من المهام والأنشطة المخططة دون إنجاز. لا نقصد أن تغلق باب مكتبك في وجه الزملاء الذين يطلبون مساعدتك، بل قدم المساعدة بالشكل الذي لا يضرّ بخطتك. يمكنك أن تعرض البدائل التالية:
- "ما الذي سيحدث إذا لم أتمكن من مساعدتك في الحال؟"
- "ما المدة التي تحتاجها من وقتي لمساعدتك في طلبك؟"
- "سأفرغ من مهمتي الحالية الساعة الثانية. أستطيع عندها أن أساعدك حتى الساعة الثالثة، هل يلائمك هذا؟"
كما رأينا، يجب أن يتصف مدير المشروع بجميع الخصائص القيادية والإدارية التي يتناولها علم الإدارة المعاصر، لذلك بدأ أسلوب إدارة المشروعات يحتل مكانة مرموقة داخل الشركات والمنظمات التي تسعى نحو التطوير من خلال منهج قيادة التغيير.

 الأولويات:
إذا كانت الأولويات أولى، كما يقول "ستيفن كوفي"، فأولاً ما هي الأولويات؟
ليس هناك أولويات. فالأولوية والأسبقية ليست أشياء في حد ذاتها بل هي علاقة بين شيئين أو أكثر. فإذا كنت تظن مثلاً أن إنقاذ منزلك من الحريق يعد أولوية رقم ١، فإنه ينزلق إلى رقم ٢ إذا تحتم عليك إنقاذ أطفالك بداخله، وينزلق إلى المرتبة الثالثة إذا كنت مقيداً إلى ديناميت مشتعل الفتيل، وهكذا.
لذلك عليك أن تنظر لمهامك وأنشطتك نظرة كلية ثم تحدد لكل مهمة توقيتها وترتيبها ضمن هذه المجموعة.

المصدر: بول ويليامز