إن معرفة الإجراء الانضباطي داخل وخارج املؤسسة هو أمر هام بشكل استثنائي ، لأن الخروج عن النهج سيكون له أسوأ العواقب.

فهو يتضمن:
- وضع معايير السلوك التي يجب أن يتبعها الموظفون.
- إبلاغ الموظفين عن هذه المعايير وما الذي سيحدث في حال عدم تحقيقهم لها.
- اتخاذ الإجراء المناسب عندما لا يلتزم الموظفون بها.

العقاب والانضباط لا يعنيان الشيء ذاته:
ليس الانضباط في تحديد اللائمة أو الانتقام، وليس الانضباط في تخويف وترهيب الموظفين لجعلهم يتصرفون بطريقة معينة، يهدف الانضباط إلى تحديد الأمور التي تسبب السلوكيات غير المقبولة ولجعل الموظفين يعودون إلى العمل وفقاً للمعايير.
المؤسسة تحتاج إلى المعايير في العديد من المجالات.
وعلى سبيل المثال هناك ضرورة لوجود معايير للأمور التالية:
- الدوام.

- إدارة الممتلكات وتأمين التجهيزات والخدمات.
- الصحة والسلامة.
- الأمن.
- التفاعل بين الزملاء والزبائن.

تخيل ما ستكون عليه مؤسستك في حال سمح للموظفين بالذهاب والمجيء كما يشاؤون، بغض النظر عن قواعد السلامة وما إلى ذلك. إنها فوضى عارمة ربما يؤدي ذلك إلى خطر.
«لا يمكن الحصول على نتيجة مهمة من الاعتقاد الائع بأن الانضباط والعقاب يسيران جنباً إلى جنب»     إيريك هارفي

المحافظة على الانضباط هو عملية مستمرة:
إن الانضباط ليس شيئاً تهتم به يوماً وتتجاهله في يوم آخر، إن المحافظة عل الانضباط تتطلب الاستمرارية فهو ليس جزءاً سهلاً من عملك، بل هو مهمة يمكن أن تتعلم منها كيفية التعامل بفعالية.
«يجب أن يكون التشديد على الخطأ بدلاً من التركيز على تحديد الملام»  جورج س أوديوم

التجنب هو أفضل طريقة لمشاكل الانضباط:
معرفة سبب حدوث مشاكل الانضباط:
إن معرفة ذلك تساعد على تفادي المشاكل المحتملة، مثلاً قد يقصر الموظفون في تلبية المعايير بسبب:
- عدم المعرفة: لم يخبرهم أحد عن المعايير، والإجراءات والسياسات.
- مشاكل شخصية: يمكن أن تغدو المشاكل المالية والعائلية والصحية وغيرها من مشاكل خارج مكان العمل سبباً رئيسياً للارتباك إذا دخلت إلى مكان العمل.
- الإحباط: نتيجة تدني الأجر، أو ضعف فرصة الترقية أو استهتار المشرف بهموم الموظف على سبيل المثال.
- الخوف من التغيير وربما الفشل.
- الخلافات مع الموظفين الآخرين.
- القواعد غير الضرورية والبالية.

تعميم القواعد والمعايير:
يجب إخبار الموظفين بالضبط عن الطريقة المحددة للتصرف، وإطلاع الموظفين الجدد على القواعد أثناء التدريب في بداية العمل، تذكير كافة الموظفين بالقواعد بشكل دوري، على سبيل المثال بإمكانك استخدام الملصقات للتأكيد على قضايا السلامة أثناء العمل.

كن على معرفة بأعضاء فريقك:
بقدر ما تكون على معرفة جيدة بالناس، بقدر ما تتمكن من توقع همومهم، خذ وقتك في الاطلاع على أهداف كل عضو من أعضاء الفريق، وبذلك تتمكن من تقديم التحديات المناسبة لكل فرد، دع العمل يسير في أغلب الأحيان، وأبق عينيك وأذنيك مفتوحة فيما يقوله الموظفون يقدم معلومات قيمة عما يفكرون به.

تأكد من حسن تدريب الموظفين:
إن التدريب الجيد هو أمر مهم بالنسبة للموظفين الجدد في المؤسسة والموظفين الذين يحتاجون إلى تطوير مهاراتهم، نظراً لتغير التكنولوجيا مثلاً.

ساعد في خلق حس بالفخار وروح العمل الجماعي:
إن أكثر أشكال الانضباط فعالية هو الانضباط الذاتي، تأكد من فهم أعضا الفريق لأهداف المؤسسة وكيف يساهم عملهم في تحقيق هذه الأهداف، قدم الثناء على العمل الذي يؤدى بشكل حيد، واخلق عند أعضاء الفريق شعور بأنك تثق بهم ليتصرفوا بمسؤولية، على أمل ألا يخذلوك.

كن مثلاً جيداً:
بين للآخرين من خلال قولك وفعلك أن معايير السلوك تنطبق على الجميع.

كن متناسقاً:
لا تطبق القواعد لأسبوع وتتجاهلها في الأسبوع الذي يليه، من الجميل أن تسمح باستثناءات للقاعدة، ولكن تأكد من أن أعضاء الفريق يعرف متى ولماذا تقوم بذلك.

نم سمعتك كشخص عادل:
أن تكون عادلاً لا يعني أن تتخذ الإجراء المناسب عندما يتخلف شخص ما عن الالتزام بالمعايير، بين أن ذلك لا يعني بالضرورة أنه يجب أن يخضع كل موظف لنفس الإجراء الانضباطي من أجل نفس المخالفة.
مثلاً: لا يجب أن يخضع تأخذ في أيام الأيام لنفس الإجراء الانضباطي الذي يطبق على الموظف الذي اعتاد أن يتأخر.

كن على استعداد لمقابلة الجميع:
شجع الموظفين على اللجوء إليك إن كانوا منزعجين من شيء ما، ودع الجميع يعلم أنه حالما تناقش المشكلة يصبح بالإمكان حلها.

راجع القواعد بشكل دوري:
حدد ما إذا كانت القاعدة:
- واضحة: هل كتبت بلغة يستطيع أي شخص فهمها؟
- مبررة: هل تفرض قيوداً غير ضرورية على الموظفين؟
- بالية: هل تغيرت الظروف وغدت القاعدة غير ضرورية؟
وإذا تبين لك أن أية قاعدة قد  غدت قديمة أو تتطلب تغييراً، فعليك أن تلفت انتباه المدير إلى ذلك.

ماذا تفعل لدى حدوث المشكلة:
حتى أكثر المدراء فعالية لا يستطيع منع كافة مشاكل الانضباط.
لحسن الحظ معرفة كيف يمكن معالجة مشاكل الانضباط لدى حدوثها يعتبر أمر هام جداً.

اعرف مدى صلاحياتك:
تأكد من معرفة لما يلي:
- أي شكل من اشكال الإجراء الانضباطي يمكن اتخاذه من جانبك.
- أي الحالات تستدعي تدخل مستويات أعلى من الإدارة.
- اطلع على القوانين ذات الصلة باتخاذ الإجراءات الإنضباطية.
على سبيل المثال: معرفة متى يحق للموظفين المنضبطين الحصول على هدية رمزية، تحر عن إجرءات الاعتراض، ما الحالة التي يعتبر فيها لصرف من الخدمة غير عادل....الخ.

اعرف الإجراء الانضباطي في مؤسستك:
تأكد من إطلاع الموظفين عليه أيضاً، ويحاكي الإجراءا في العديد من المؤسسات النموذج التالي:
- المناقشة غير الرسمية: ما لم يكن الأمر كثير الخطورة (كالسرقة)، يمك حله من خلال حديث غير رسمي مع الموظف.
- التنبيه الشفهي: هو عادة الخطوة الأولى في الإجراء الانضباطي الرسمي، يتم عقد جلسة تأديبية، ويتم تسجيل أنه تم إعطاء تنبيه شفهي، ومن ثم توضع نسخة في ذاتية الموظف.
- تنبيه خطي أول: يقدم للموظف تصريح يوضح مخالفته في تحقيق المعايير، وتعقد جلسة، وتسحل الملاحظة من الجلسة في ذاتية الموظف.
- التنبيه الخطي النهائي: يتبع نفس الخطوات المتبعة في التنبيه الخطي الأول.
- الطرد: ويحدث ذلك فقط كحل أخير وبعد أن تفشل الخطوات السابقة في معالجة الوضع، وفي حال ارتكاب موظف مخالفة كبيرة أو جرمية، يحق لمدير من مستوى إدارية عالي طرد الموظف أو تعليق عمله مباشرة.

إرشادات عامة للتعامل مع مشاكل الانضباط:

ابق هدفك نصب عينيك:
تذكر أن عملك يتطلب منك إعادة الموظف إلى جادة الصواب وفقاً للمعايير، لا معاقبته أو إذلال شخص.

حافظ على هدوئك وموضوعيتك:
إن فقدانك لأعصابك يعني غالباً أن تضع الموظف في موقع الدفاع، ودفعه إلى المحاجة، وقد تفشل محاولتك في إقناع الموظف بالالتزام بالمعايير من جديد.
فإذا كنت  غاضباً خذ وقتك لتستعيد هدوءك قبل التحدث مع الموظف، دون جانباً  القضايا التي يجب أن تناقشها وتأكد أنك غطيت كل شيء.

حاول فرض الانضباط بمعزل عن الآخرين:
اختر مكاناً لا يقاطعك فيه أحد، وهذا يخلق شعوراً لدى الموظفين بأنك تعتبر الأمر هاماً بما يكفي حتى تخصص له الاهتمام الكامل، كما أن التأديب بعيداً عن الآخرين يبين أنك تحترم مشاعر الموظف.

اعرف ما يمكن أن تفعله حيال المشاكل الشخصية:
من الأفضل التشاور مع المختصين، تحر عن وجود برنامج لمساعدة الموظفين في المؤسسة أو غيرها من دوائر الخدمات التي يمكن أن تحيل الموظف إليها. تأكد من فهم الموظف أنه في الوقت الذي تتعاطف فيه معه، فإنه من المهم أن لا يدع مشاكله الشخصية تؤثر على أدائه لعمله.

إجراء مقابلة للتأديب:
المقابلة التأديبية هي أداة:
إن الاستخدام الصحيح لها يساعدك في حل المشاكل بالشكل الذي يرضيك ويرضي الموظف، وفيما يلي بعض الإرشادات:

- كن مستعداً:
احصل على كل الوقائع قبل الاجتماع بالموظف، وتذكر أن مسؤولية إقامة الدليل تقع على عاتقك.

- اعرض "مذكرة الاتهام":
تأكد من أن الموظف يفهم بالضبط كيفية مخالفته بالمعايير وكيف يؤثر ذلك على الفريق، حافظ على تركيزك على الموضوع، ولا تتخذ قرارات مهمة حول شخصية الموظف.

- اصغ باهتمام:
دعم الموظف يعرض قضيته، إن المقابلة التأديبية هي عملية مزدوجة فلدى تشجيع الموظف عل عرض وجه نظره، قد تتكشف لك معلومات جديدة.

- حاول تحديد الأمور الخاطئة:
تكون المشكلة الانضباطية عادة تعبير ملموس عن قضية مستترة، ولمعالجة الأعراض، عليك أن تكتشف السبب، هل للأمر علاقة بنقص التدريب، الضجر، مشاكل شخصية، مشاكل الزملاء، الخوف من التغيير، قاعدة بالية أم أشياء أخرى.

- استخدم الأسئلة المفتوحة:
يمانع بعض الأشخاص في التعامل بشكل منفتح، لاسيما عندما يتعلق الأمر بالشؤون الشخصية، يمكنك إخراجهم من هذه الحالة من خلال طرح أسئلة تبدأ بكلمة مثال: "ما"، "متى"، "أين"، "كيف"، وتجنب الأسئلة التي تبدأ بكلمة لماذا، فمثل هذه الأسئلة تضع الطرف الآخر في موقع الدفاع عن النفس، وتثير الاعصاب.

- قرر بشأن الإجراء الذي ستتخده:
دع الموظف يقترح سبلاً لحل المشلكة، إن كان ذلك مناسباً، حدد حلاً وموعداً يجب إنجازه التحسين من خلاله، أخبر الموظف باستمرار عما يمكن أن يحدث في حال عدم تحقيق تحسن، وكم من الزمن سيتم الاحتفاظ بالسجل التأديبي.

- كن عادلاً:
عندما يكون الإجراء التأديبي ضرورياً، خذ بعين الاعتبار ما يلي:
o السياسة الخاصة بالمؤسسة.
o جدية أو خطورة المشكلة.
o الظروف.
o ذاتية الموظف. كيف تعاملت مع حالات مشابهة في الماضي.

- احتفظ بمحضر الاجتماع:
إن تدوين محضر الاجتماع هو أمر هام جداً لتبرير إجراءاتك أمام مديرك في حال اللجوء إلى الاعتراض. زود الموظف بنسخة عن أي تنبيه خطي ومحاضر الاجتماع، واطلب من الموظف مراجعة كافة الوثائق بأسرع ما يمكن والإشارة إلى أي شيء يعتقد أنه غير دقيق.

- ادرس ما يمكن أن يدون في ذاتية الموظف:
أطلع الموظف علما سيدون في ذاتيته، وشروط إزالة التنبيهات التأديبية من ذاتية الموظف، ولكن اتبع دائماً سياسة المؤسسة.

- تابع المقابلات التأديبية باستمرار:
إذا لم يحقق الموظف التحسن المطلوب كن جاهزاً للانتقال إلى الخطوة اللاحقة من العملية التأديبية، وإن حقق الموظف تحسناً ملموساً، ثابر على تقديم الثناء والتشجيع.

الخلاصة
تحتاج أية مؤسسة إلى موظفين يحققون معايير محددة للسلوك، وإن وجود هذه المعايير يمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها بطريقة أكثر كفاءة ويسر.
يتطلب عملك كأحد قادة المؤسسة أن تعرف ما إذا كان فريقك يحقق كافة المعايير، والتأكد من حدوث ذلك، ومن الضروري أن:
- توصل المعايير إلى الآخرين بوضوح، وتراجعها باستمرار.
- تساعد الموظفين على تنمية حس الفخر والانضباط الذاتي.
- تتخذ الإجراء التأديبي اللازم بأسرع ما يمكن، متى تخلف الموظفون عن الالتزام بالمعايير.
- تفعل ما تستطيع فعله لمساعدة الموظفين على العودة إلى المعايير.
إن المحافظة على الانضباط يتوقف على التعامل مع الموظفين بشكل عادل وباحترام، والطريقة التي يستحق كل شخص أن يعامل بها.

عالج المشكلة بأسرع ما يمكن:
قد يستهويك أحياناً اتباع طريقة النعامة، غلا أن تجاهل المشال نادراً ما يقدم حلاً، فقد يرسل تغاضيك عن المشكلة رسالة إلى الموظفين مفادها أن السلوك غير المناسب مقبول، أو يخلق شعوراً بالمرارة والامتعاض لدى الموظفين الذين لا زالوا ينتظرون اتباع القواعد.

ابحث في المشكلة وسببها:
يلتزم الموظفون على الأرجح بالقواعد إذا فهموا الغاية من هذه القواعد، مثلاً إن الموظفين الذين يدركون فوائد الإدارة الجيدة للممتلكات على الأرجح أن يحافظوا على أماكن عملهم مرتبة وخالية من الأخطار المحتملة.

ماذا تعتقد:
إحدى الموظفات منزعجة لأن المشرف عليها أعطاها إنذاراً خطياً لعدم ارتدائها واقية الأذنين، ولكنه لم يفعل الشيء نفسه عندما نسي أحد الموظفين أن يرتديها، افترض أن المشرف كان من منطلق العدالة وليس بدافع المحابات، فما هي مبررات تصرفه هذا.

إن أكثر أشكال الانضباط فعالية هو الانضباط الذاتي:
إن عملك يهدف إلى إعادة الموظف إلى جادة الصواب وفقاً للمعايير، لا معاقبته وإذلال شخصه.

 
لا تتردد في السؤال:
من املهم بشكل خاص ابتاع الإجراء المناسب في كل عملية تأديبية، ويمكن أن يفضي التقصير في القيام بذلك إلى الإدعاء بالطرد الظالم إذا وصلت الأمور إلى مرحلة الطرد، ولمزيد من المعلومات استعن بسياسات الانضباط المكتوبة لدى مؤسستك وتحدث مع مديرك.

قائمة التحضيرات للمقابلة:
- قرأت سياسة المؤسسة ذات الصلة بهذه الحالة.
- راجعت التوصيف الوظيفي للموظف لأتأكد من أن توقعاتي مبررة.
- حاولت أن أحدد بالضبط ماذا جرى.
- تحدثت مع زملاء الموظف، إن كان ذلك مناسباً.
- راجعت سجل الموظف.

ماذا كنت ستفعل:
يعمل أحد الأشخاص مع المؤسسة مع مؤسسة منذ خمس سنوات ، وهو يعمل دائماً بجد، متعاون، وطيب مع زملائه، ولكنه اتخذ مؤخراً موقف "اللامبالي" تجاه عمله، وغدا جلفاً معك ومع الآخرين، وأنت تقدره وتقدر الإسهام الذي يقدمه للفريق، ما الذي ستفعله لإعادته إلى الوضع الصحيح.

المصدر: مؤسسة مورد